Kalite Politikası

Hukuku ve kanunları gözeterek; üyelerden gelen talepleri, kamu vicdanı ve etik ilkelere göre müşteri beklentilerini eksiksiz, doğru ve zamanında; tarafsız ve güvenirlik ilkesine bağlı kalarak karşılamak kalite politikamızdır.

Mali Yönetim Politikası: Şeffaflık ve hesap verebilirlik temelinde; 

1. HTSO 5174 sayılı kanunda belirtilen gelir kaynaklarını kullanır.
2. 5174 sayılı kanun hükümlerine göre mali yıl öncesi bölgenin sosyoekonomik koşullarına göre hizmet ve aidat tarifeleri oda meclisi tarafından belirlenir.
3. Oda bütçesi fayda maliyet ilişkisinin rasyonel biçimde kurulduğu; verimlilik ve tutumluluk ilkelerine göre bir hesap dönemi için hazırlanır ve uygulanır.
4. Harcamalar odanın yıllık gelirlerine (kaynaklarına) göre planlanır. Bu plana göre harcamalar düzenlenir ve kaynak- harcama dengesi sağlanır.
5. Bütçe muhasebe yönetmeliğine göre işlem yapmakla yükümlü oda, genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine ve tek düzen hesap planına uygun olarak muhasebe kayıtlarını düzenler.
6. Oda harcamalarının yapılması ve gelirlerin toplanmasında şeffaflık, verimlilik, tutumluluk, doğru ve zamanında bilgi ilkelerini benimser.
7. Oda, mevcut fonları ile gereksinim duyduğu fonları en uygun koşullarda sağlama, bu fonların değerini koruma ve etkin biçimde kullanımı konusunda bir sistem kurar.
8. Oda, sahip olduğu varlıkları finansal araçlarla değerlendirir.

 İnsan Kaynakları Yönetimi Politikası: Hopa Ticaret ve Sanayi Odasının temel insan kaynakları yönetimi politikası, işin gerekleri ile çalışanların beceri ve yetkinliklerini eşleştirerek insan kaynaklarını çağdaş ölçütlere göre ve herkese eşit fırsat ilkesiyle seçmek, geliştirmek, değerlendirmek ve yönetmektir. Bu politika doğrultusunda:

1. Hizmet içi eğitim planları ile sürekli gelişmeyi,
2. Yürütülen hizmetin gerektirdiği sorumluluk, risk, deneyim ve liyakata göre ücret politikasını belirleyip yürütmeyi,
3. Kurum aidiyetini sağlamayı,
4. Çalışanlarla güvenilir ve etkili iletişim kurmak için, şeffaf ve açık politika izlemeyi,
5. Tüm kademelerdeki çalışanların kişisel ve mesleki gelişimini ön planda tutmayı,
6. Çalışanlar arasında fırsat eşitliği yaratmayı,
7. İş hukuku ve 5174 sayılı kanun ve diğer yasal yükümlülükleri uygulamayı,
8. Çalışan ve insan haklarına uygun çalışma koşullarını sağlamayı,
9. Çocuk işçi ve çalışma izni olmayan personel çalıştırılmaması için gerekli tedbiri almayı,
10. Çalışanların kişisel verilerini korumayı,
11. Çalışan öneri ve beklentilerini dikkate almayı,
12. Çalışan şikâyetleri ve anlaşmazlıklarının çözümüne ilişkin mekanizmaları oluşturmayı,
13. İnsan kaynakları yönetimi politikasını gözden geçirmek ve sürekli iyileştirmeyi, Taahhüt eder.

Haberleşme ve İletişim Politikası: Çağın haberleşme ve iletişim teknolojileri kullanılarak; başta üyeler olmak üzere tüm paydaşların oda faaliyetleri, toplantılar, konferanslar, seminerler, eğitimler, bilgilendirmeler ve çeşitli sosyal organizasyonların bilinirliğini sağlamak HTSO’nun haberleşme ve iletişim politikasıdır. Bu politikanın uygulanmasında;

1. Web sayfası (www.hopatso.org.tr)
2. Sosyal medya (Facebook, İnstagram, X, Linkedln
3. Toplu kısa mesaj (SMS)
4. E-Posta/ Faks
5. Telefon
6. Yıllık faaliyet raporları
7. Yazılı, elektronik ve görsel basın kuruluşları ile ajanslara gönderilen basın açıklamaları, Kullanılmaktadır.

Haberleşme ve iletişim politikası uygulanırken kullanılan dil sade anlaşılır ve net ifadelerden oluşmalıdır. Hedef kitlenin diline göre Türkçe dışında yabancı dil tercih edilebilir. Yabancı dilde yapılmış tebliğler titizlikle çevrilir ve hedef kitle ile paylaşılır.

 Bilişim Teknolojileri Yönetimi Politikası: Hopa Ticaret ve Sanayi Odası bilişim teknolojileri yönetim politikası, kuruma tahsisi sağlanmış bilişim teknolojileri kaynaklarının kabul edilebilir kullanımı ve yanlış kullanımını neler oluşturduğunun neler olduğunun tanımlamayı amaçlar. Yanlış kullanım, kabul edilebilir kullanım standartlarına uygun olmayan bir şekilde kullanılmasıdır. Yanlış kullanım aşağıdaki maddelerle tariflenir fakat aşağıdakilerle sınırlı değildir:

1. Yetkisiz ağa erişmek veya erişmeye çalışmak,
2. Yazılım hırsızlığı veya korsanlığı, veri hırsızlığı, telif hakkı ihlalleri ve başkalarının fikri mülkiyet haklarını ihlal eden diğer eylemler,
3. Sosyal güvenlik numaraları, doğum tarihleri, adresler veya diğer kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler dahil olmak üzere verilen uygunsuz erişimi, kullanımı veya ifşası; bu bilgilerin yetkisiz aktarımı,
4. Yetkisiz sistem donanım konfigürasyonlarının değiştirilmesi; sistem yazılımını izinsiz yüklemek veya silmek, sistem donanımını izinsiz olarak kurmak veya kaldırmak,
5. Yönetim tarafından yetki verildiğinde veya yasaların gerektirdiği durumlar dışında, başka bir alıcıya yönelik iletişimleri, kullanıcı bilgisini veya parola girişini engellemek veya izlemek,
6. Yasa dışı faaliyetlerde bulunmak,
7. Tehdit edici, müstehcen, kaba, aşağılayıcı veya taciz edici mesajlar iletmek; başka bireye veya gruba saldıran mesajlar veya Hopa TSO politikalarını ihlal eden mesajlar göndermek,
8. Her kullanıcı şifresinin veya kullanıcı kimliğinin gizliliğini sağlamak ve dosyalarını, verilerini, çıktılarını ve e-postalarını yetkisiz kullanıcılardan korumak zorundadır.
9. Kullanıcılar şifre veya kullanıcı kimliği bilgilerini yetkisiz kişilere vermeyecektir,
10. Bilgi teknolojileri ekipmanları ile dijital olarak saklanabilecek her türlü bilgi, yedeklenerek dijital şekilde saklanmalıdır. Kağıt tüketiminden kaçınılmalıdır.

Üye İlişkileri Yönetimi Politikası: Hopa Ticaret ve Sanayi Odasının üyeleri ile kurumsal düzeyde yürüttüğü üye ilişkileri yönetimi politikası tam anlamıyla üye odaklı beklentilerin yönetilmesine dayanmaktadır. Bu doğrultuda;

1. Üyelere tüm iletişim kanalları açık tutulmakta, talepleri, doğru eksiksiz, anlaşılabilir ve kolay bir şekilde sunmayı,
2. Üye bilgilerinin korunması, ürettiği bilgilerin doğruluğu, kaynakların etkin kullanılmasını,
3. Üye şikayet, talep ve soruları oda tarafından değerlendirilerek dönüş yapılmasını,
4. Üyeye verilen hizmetler Kalite Yönetim Sistemi ve Akreditasyon sistemi ile kayıt altına alınmasını,
5. Üyelerin sorunlarının çözüm aşamalarında etkin verimli ve interaktif uygulamaların ortaya konulmasını,
6. Üye kişisel verilerinin KVKK’ya göre muhafaza etmeyi,
7. Üyenin istatiğe konu olan bilgilerin güncel tutulmasını, üye ilişkileri yönetimi politikaları olarak benimser